Lokaler til det nye firma

Valg af lokaler... Hvordan finder du den rigtige adresse til din virksomhed? Og hvad koster et erhvervslokale at leje?

De fleste nye virksomheder har behov for lokaler. Du kan vælge at bygge nyt, at købe noget færdigt eller at leje loka­ler. Måske er du endog så heldig, at du kan låne lokaler eller kontor til starten eller måske starte fra din privatbolig.

Uanset hvordan du kommer i besiddelse af lokalerne, skal du undersøge, om de må anvendes til netop din type virksomhed. Hvis lokalerne skal godkendes af en eller anden myndighed, så sørg for at få god­kendelsen i orden, inden du lejer eller køber.

• Godkendelse af byggeri og lokaler, placering i by‑ og landzone, lokalplanens krav mv.
• Godkendel­se af loka­lers fysiske ind­retning
• Tinglyste servi­tutter
• Vejforhold, fx til‑ og frakør­selsbe­stemmel­ser – P-pladser.
• For­hold vedrørende brandsikring
• Forsyningsforhold (el, vand, varme­)
• Internt miljø (fx mand­skabslokaler, hygiejne, udsug­ning­)
• Eksternt miljø (røg, støj, støv)

Lokaler eller kontor i egen bolig

Hvad må man egentlig, hvis man gerne vil drive virksomhed hjemmefra? Det som skattevæsnet kalder "arbejdsværelse i egen bolig". 

Hvilke krav er der, hvis man driver virksomhed fra egen bolig?

• Du skal bo i den bolig, som du driver erhverv fra
• Du må ikke have ansatte i din virksomhed
• Din virksomhed må ikke være til gene for dine naboer og må ikke ændre på områdets karakter af beboelse
• Skiltningen skal være diskret og må kun ske med tilladelse fra kommunen
• Parkering skal foregå på din egen grund

Vi anbefaler, at du lige spørger din kommune om deres forståelse af liberale erhverv. Det er nemlig set før, at virksomheder er nødt til at lukke eller er tvunget til at flytte på trods af, at der egentlig er tale om et liberalt erhverv. Så bare lige for at være på den sikre side. 

Som udgangspunkt må du ikke drive virksomhed i din bolig, hvis du bor i en boligforening. Hvis du bor til leje, skal du have tilladelse fra din udlejer. Vær desuden opmærksom på kommunale lokalplaner for det område du bor i. Det kan være afgørende for om du må drive virksomhed, hvor du bor.

Kan man få fradrag for firma drevet fra egen bolig?

Det er et ret vanskeligt område det her. For i princippet kan man fint få fradrag for et "arbejdsværelse" i sin private bolig. Det vil sige at man kan fratrække en forholdsmæssig del af udgifterne til huslejen, varme, el mv. på ens Årsopgørelse.

Men SKAT er har ret omfattende krav før de accepterer udgifter til erhvervslokale i egen bolig, så som regel kan man faktisk ikke få fradrag.

Det afgørende er anvendelsen og indretningen af lokalet. Hvis det kan bruges privat, som fx. et kontor jo kan, vil det være meget svært at få fradrag. Lokalet skal helst være helt uegnet til privat bolig og meget gerne med egen indgang udefra, så man ikke lige kan gå der ind fra boligen. 

Fradrag eller ej beror på en "samlet konkret vurdering", som SKAT skriver på deres hjemmeside. Lokalet skal helst ha' skiftet karakter, så det adskiller sig fra den private bolig. Et fra gulv til loft fyldt lokale med foder til kæledyr vil formentlig blive accepteret. Lige som hvis du har indretter tegnestue med alt i plotter, printer mv. formentlig også vil. 

Man kan ikke sige det helt entydigt, men der er masser af domme på det her området, så din revisor vil sikker kunne finde frem til en retspraksis der nogenlunde passer på din situation. Har du mod på selv at gå videre med det kan du læse om "Fradrag for Arbejdsværelse i Selvstændig Erhvervsvirksomhed" på SKATS hjemmeside. Du kan nederst på siden se en række eksempler på domme, og måske finde inspiration i en sag, der minder om det du gerne vil ha' fradrag for.

Leje af lokaler

Hvis du har besluttet dig for at starte din virksomhed i leje­de lokaler, så er det med at komme i gang med at søge. De rig­tige lokaler, med den rigtige størrel­se, beliggenhed og navn­lig den rigtige leje, er måske ikke så let­te at finde.

Når du har fundet lokalerne, der opfylder dine krav, og som kan god­kendes til dit formål, skal der udfærdiges en lejekon­trakt. Tag en advokat med på råd, for lejekontrakter er en jungle.

Blandt de vigtige ting, der skal ta­ges stilling til, er:

• Huslejen og dens regulering, depositu­m samt driftsudgifter – herunder el, vand og varme – renovation og anden bortskaffelse af affald.
• Anvendelse mv. – se ovenfor under foregående afsnit
• Opsigelsesvarsler fra begge sider samt uopsigelighedsperioder
• Indretning og ombyg­ning, indvendig og udvendig vedligehol­del­se
• Fremleje og afståelse
• Lokalernes anvendelse og evt. fremtidige anvendelse
• Facade­skiltning
• Parkeringspladser
• Evt. forkøbsre­t
• Tinglysning af kon­trakten

For er­hvervsle­jemål gælder erhvervsleje­lo­ven, som bestemmer, at lejen kan forhøjes eller nedsættes hvert 4. år, hvis andet ikke er aftalt. Det kom­mer bag på mange iværksættere, der ikke har husket at få af­talt de fremtidige lejestigninger.

Hvis du fx starter en forretning med modetøj på ho­vedgaden i den lokale by, og den går godt, så skabes der efterhån­den en goodwill. Hvis du får lyst til at sælge butik­ken og sta­rte noget andet, er det en stor fordel, hvis du i lejekon­trak­ten har sørget for en fremlejeret og en afståelses­ret. Afstå­elses­retten be­tyder, at du kan sælge din butik og få be­taling for den oparbejdede goodwill. Udviklingen de senere med øget nethandel mv. gør dog at man i detailhandlen sjældent kan "opspare" goodwill eller "nøglepenge", som det også beskrives. Fremlejeretten betyder, at du kan ”udleje” din butik til en anden, hvor du fortsat hæfter for leje mv. overfor ejeren af ejendommen.

Husk at depositum maksimalt bør udgøre et beløb svarende til 6 måneders leje (og prøv at forhandle det ned til 3 måneder!) med mindre lejekontrakten tinglyses med en god prioritet på ejendommen.

En sidste ting ved­rørende leje af lokaler: Sørg for at betale lejen til tiden! Hvis du ikke be­taler til tiden, har du efter udlejers rykker kun tre dage til at betale i ‑ og hvis du ikke betaler inden for denne frist så er det ellers ud ved fogedens hjælp!

Lokaler i et Iværksættermiljø eller kontorfællesskab

Mange iværksættere starter med at leje sig ind i et miljø sammen med andre iværksættere og små firmaer. Det er der faktisk rigtig mange fordele ved. En af de helt store fordele, er at det faktisk giver et netværk og så gode muligheder, at analyser viser en markant forøget overlevelsesrate. En analyse fra Danske Udviklingsparker for en del år siden, dokumenterede over 90 % overlevelesrate efter 3 år, for firmaer, der etablerede sig i et fysisk miljø sammen med andre firmaer.

Herudover er der typisk en del faciliteter og services, som man ikke selv behøver at organsiere. Rengøring, adgang til mødelokale, reception, internet mv. er typisk ting, der er includeret i husleje eller meget billigt at bruge for lejerne.

Umiddelbart er m2 prisen typisk lidt højere, men du kan leje det areal du har brug for og trække på fællesfaciliteter, når du har det behov.

Fordele ved af bo i et fysisk iværksættermiljø/kontorfælleskab:

1. Ensomhed er faktisk en udfordring for mange iværksættere. Især i starten, hvor man måske ikke har så mange kunder, kan det at side alene hjemme i lejligheden/huset være demotiverende. I et iværksættermiljø har man "kollegaer", som godt nok ikke laver helt det samme, men som er i samme situation eller måske er de kommet lidt længere endda. Det giver sparring, idéudveklsing, salg via henvisninger, nogle at holde julefrokost med, nogle at dele en fredagskildevand (eller noget) med.

2. Det giver en god adresse! Hvis man har til huse i Symbion, Novi, ordnung eller et andet kontorfællesskab, kan man "rette ryggen" når man nævner adressen. Det er ikke helt det samme med "boligblokken 3. sal mf." Det sender et signal af privatbolig og dermed - måske uberettiget - en ikke professionel virksomhed.

3. En af de mindre fordele, men dog trods alt en fordel, er at det er lettere med Skattevæsenet. Der er ikke så meget snak om hvorvidt et køb er til virksomheden eller kan bruges privat. Har man et "kontor i byen", så kan man naturligvis fratrække en kaffemaskine. Og så ved de godt, at man ikke kører på kontoret lørdag aften for at lave kaffe til privaten :-) Kørselsregnskab bliver også lettere. Kørsel til og fra kontoret er med kørselsfradrag, hvis der er mere end 24 km pr. dag. Alt andet kan du udbetale skattefri kørselsgodtgørelse til dig selv for.

4. Det gør for mange noget ved motivationen, at man møder ind på et kontor. "Derhjemme" er der så mange mulige "overspringshandlinger", at det kræver selvdisciplin for ikke at falde i en af "fælderne"... Og hvad er det så for overspringshandlinger?

Jo, der er jo altid vasketøjet, der trænger sikkert til at blive støvsuget, hunden vil ud at gå og TV2 sender jo MorgenTv. Alt den slags er der ikke på kontoret. Hvis ikke der sker noget bliver det hurtigt ret kedeligt... Og det er en super god ting, for så gør man noget for at det ikke skal være så kedeligt. Når man har stirret "aggressivt" på telefonen et par timer, så må man gøre noget. Så ringer man måske til mulige kunder, får lavet den opdatering af hjemmesiden, får bogført det man er bagud med, og sendt de regninger, der ligger og venter...

5. Huslejen er lav... eller høj faktisk! Forklaring følger... egentlig er huslejen faktisk ret høj for de typisk ret få m2 man råder over i starten..., Men samlet set er huslejen faktisk lav, fordi man kun lejer lige det man skal bruge. Man er mange om at "dele" udgifterne til mødelokaler, toiletter, gangarealer mv. Hvis man lejer et almindeligt erhvervslokale, er det som det er. Typisk er det ikke helt perfekt, der er "spildarealer" og ting, man ikke helt skal bruge og så kan det ofte ikke vokse med ens virksomhed, så man er nødt til at fraflytte (incl. maling og anden vedligehold) og starte "forfra" i nye lokaler. I de fleste kontorfællesskaber er det muligt at udvide med et større kontor eller flere kontorer... Og det uden at skulle skifte adresse med alt det bøvl, der nu er ved flytning.

Så der er mange fordele for iværksættere ved at "bo" i et miljø. Og virkeligt mange miljøer at vælge i mellem.

Går du ind under menpunktet "Iværksætter i min Kommune" og vælger din etableringskommune, kan du se en oversigt over de kontorhoteller, iværksættermiljøer mv. der findes. 

Køb af lokaler

Det er ved køb af lokaler meget vigtigt, at du får en advokat med ind i billedet på det rette tidspunkt. Altså inden du skri­ver under på en slutseddel ‑ og ikke efter.

Ved køb af lokaler er det vig­tigt, at du sikrer dig, at loka­lerne kan anvendes efter hen­sigten. Det kan være en god idé at lade en byggesagkyndig se på lokalerne, inden der skrives un­der ‑ navnlig hvis det er ældre og forsømte bygninger. Og at myndighederne synes dine planer er i overenstemmelse med deres holdning til bygningens anvendelse.

Hvis bygningerne skal ombygges, inden du kan bruge dem, er det vigtigt, at sælgerpantebreve rykker for realkreditlån til om­bygningen. Proceduren er den, at der efter under­skrift på slut­seddelen udfærdiges evt. sælgerpantebreve og skøde, som tinglyses, hvorefter handelen er afsluttet.