Tab på debitorer og inkasso

 Teksten er udarbejdet i samarbejde med et professionelt inkassofirma,

der har gennemlæst at alt er korrekt, overholder Dansk lovgivning

samt normale procedurer for inddrivelse af tilgodehavender.

Hvad er en debitor?

Debitor er typisk en kunde, der skylder dit firma penge for en ydelse eller en tjeneste, du har ydet. Så det er m.a.o. blot et udtryk for en kunde, du har sendt en faktura til, hvor personen eller firmaet endnu ikke har betalt. 

Det er jo en helt normal procedure, at der bliver sendt en regning, når arbejdet er færdigt, men den normale procedure omfatter jo så normalt også, at kunden betaler. Det gør langt de fleste da heldigvis også. 

Udtrykket "Debitor" stammer fra regnskab, hvor bogholderiet er inddelt i en debetside og en kreditside. Se nærmere på siden her om almen bogføring.

Hvad kan man gøre for at undgå tab på debitorer?

Kunder der ikke betaler! Det er nok noget af det værste som iværksættere, når man ikke får betaling for det arbejde man udfører. Ikke nok med den økonomiske udfordring, der kan være stor, men det værste er næsten følelsen af at være blevet snydt. Man har lagt sit hjerteblod i en opgave, og så ta'r firmaet bare ikke telefonen og svarer ikke på ens rykkere. Øv. 

Men hvordan undgår man at handle med dårlige betalere? Og hvad er egentlig en "dårlig betaler"?

Der er vel overordnet set 2 slags dårlige betalere:

1. De, der ikke kan betale (endnu), men gerne vil betale

2. De, der ikke vil betale, og måske aldrig har regnet med at betale.

1'eren er de mest almindelige. Det er som regel ikke "onde" mennesker, men det kan være alle, der har overvurderet indtjeningen, regnet forkert eller måske selv har oplevet en dårlig betaler og på den måde ufrivilligt sender sorteper videre.

Den type dårlige betalere kan man som regel lave en afdragsordning med, for de vil  jo gerne betale og kan måske bare ikke lige nu. Eller måske kan løsningen være, at vente lidt, indtil de får en udbetaling af nogle penge, de selv har tilgode. Nogle gange må man også bytte, hvis de sælger noget, som du kan bruge i din forretning. 

2'eren er mere vanskelig, for de er ofte det man kalder "professionelle skyldnere". Det er personer og firmaer med en ringe moral, der måske går efter en hurtig gevinst og påtænker at løbe fra regningen fra alle leverandører, SKAT mv.

Men hvordan undgår vi "professionelle skyldnere"? 

Der er faktisk en del du kan gøre. Når du får en ny kunde, så se vedkomne lidt an. Virker det naturligt at vedkommende har valgt dig, eller er det lidt mystisk, at de efterspørger en leverandør 350 km fra deres egen adresse? 

Er det et meget store beløb, de skal købe for? Og er de meget lette at forhandle med, så du får det indtryk at prisen ikke betyder så meget? 

Så bør du lige se lidt nærmere på dem. Tjek i øvrigt altid den slags. Slå dem op på CVR.dk og se deres seneste årsregnskab. Tjener de penge, har de positiv egenkapital, og ser det fornuftigt nok ud? 

Hvis du er det mindste i tvivl, så anmod om forudbetaling. Du frygter måske de bliver sure, men hellere det end et ret stort tab. Er de seriøse kan de også godt se, deres ordre er stor for en mindre virksomhed som din.

Så først og fremmest forebyg et evt. tab ved at være lidt omhyggelig.

Hvad gør man når kunden ikke betaler?

Det er ikke ualmindeligt, at man giver folk lidt snor, men det er spørgsmålet om det er nogen god idé. Man skal i hvert fald ikke vente alt for længe. Omvendt skal man nok lige vente et par dage, men hvor mange dage...? 

I forbindelse med din opstart er det en god idé at etablere en fast procedure for manglende betaling, så du har "beredskabet" på plads og ikke skal til at opfinde en procedure.

Vedtag med dig selv fra starten af: Er pengene ikke på min konto senest x dage efter betalingsfrist, så skal der sendes en rykker".

Brug evt. dit økonomiprogram til at udsende rykkere automatisk, hvis ikke beløbet bliver betalt. Og ser du din kunde har fået Corona  og er indlagt eller lign., så ville jeg nok maile "god bedring, betal bare når du er udskrevet igen", i stedet for at sende en rykker.

Men forbered en normal procedure inden!

En del virksomheder skriver simplethen en standard tekst på fakturaen, som fx den her:

Ved betaling efter forfald tilskrives der renter på 1,50%, pr. påbegyndt måned, samt et gebyr på 100,00 DKK  

I de fleste tilfælde reagerer kunde på din faktura eller evt. din 1. rykker og beløbet betales.

Men hvad gør man, hvis nu ikke kunden reagerer på rykkeren?

Så sender vi måske rykker 2 og evt. rykker 3. Husk at du max. må sende 3 rykkere hver med max 100 kr. i gebyr og med mindst 10 dage imellem. Dertil kan lægges en rente.

Men på et tidspunkt, hvis ikke man har hørt fra kunden, så må man erkende, at penge nok ikke kommer. 

Og så er det næsten den eneste udvej at sende kunden til inkasso. Det medfører jo så nok en afslutning på kundeforholdet, men det betyder jo ikke noget. Hvis ikke du får penge for dine ydelser eller varer kan det jo være lige meget.

Hvordan håndterer man inkasso?

De fleste har glæde af at få hjælp til den slags. Hjælp enten fra et inkassobureau som Debito.dk eller fra en advokat. Din kunde skal ha' et brev - en inkassovarsel - med en frist på mindst 10 dage. 

Erfaringen viser, at når de mere tvivlsomme betalere får et inkassovarsel fra et bureau eller en advokat, så skilles "fårene lidt fra bukkene". De fleste ikke hard core skyldnere finder pengene på en eller anden måde, eller accepterer en afdragsordning. 

Dem der ikke gør, er som regel "professionelle skyldnere". 

På det tidspunkt har langt de fleste iværksættere og små virksomheder selv sluppet "processen" og overladt det til fagfolk. Sagen ender måske med et forlig eller med en sag i fogedretten, men det bør du få hjælp til. 

Anbefalinger vedr. dårlige betalere - en opsamling

1. Tænk lige en gang over, hvorfor kunden har valgt dig? Virker det overraskende?
2. Tjek lige kunden på CVR.dk, hvis beløbet er stort.
3. Hav dine betalingsbetingelser helt klar inden start.
4. Lav  en procedure for udsendelse af rykkere inden du sender den 1. faktura
5. Brug din procedure (bortset fra undtagelser ved alvorlig sygdom mv.)
6. Kommer pengene ikke, så gå til inkassobureau eller advokat, og kom selv videre med andre kunder.

Andre anbefalinger ( konkrete eksempler, lovlige naturligvis)

Brug humor: Mail sendt med teksten: "Jeg har opdaget at mit E-conomic (regnskabsprogram) kan både sende rykkere, og beregne rente og endda tilføje rykkergebyr. Det har jeg aldrig prøvet før, ved du hvordan man sætter det op?" Mail retur med teksten" Ha, ha... pengene kommer nu"

Foreslå modkøb: "Du sælger jo pc'ere. Hvis jeg nu køber 2 stk. xxxx med xxx printer til" skal vi så slå en streg over regningen, du endnu ikke har betalt?" 

Ring meget evt. til ægtefælle: Hvis du ringer rigtig ofte, hver morgen og eftermiddag og dagen efter igen, og dagen efter igen, så stiger motivationen til betaling. Og man kan ringe til ægtefællen. Det er ikke så pæn en metode, men hvis kunden bare ikke ta'r telefonen, når du ringer, så kan det være nødvendigt med ægtefællen. Det er ikke helt pænt, men det er set virke.