Salg til det offentlige

Handel med den offentlige sektor: En Guide for Iværksættere

At handle med den offentlige sektor, som omfatter kommuner, regioner, stat og offentlige institutioner, kan virke som en jungle for mange iværksættere. Der er mange regler, ordninger og systemer at holde styr på, og det kan være svært at finde ud af, hvordan man egentlig kommer i gang.

Men der er flere muligheder, og når først du har forståelsen for, hvordan systemerne fungerer, kan det åbne op for en række nye forretningsmuligheder.

I denne artikel får du et overblik over, hvordan du kan handle med det offentlige, hvilke muligheder der er, og hvordan du nemt kan komme i gang med at fakturere via EAN – et af de vigtigste værktøjer i handelen med offentlige kunder.

Hvordan handler du med offentlige kunder?

Når du skal handle med offentlige institutioner, kan processen være noget anderledes end den, du er vant til i den private sektor. Her er nogle af de vigtigste elementer, som iværksættere bør være opmærksomme på:

1. Udbud og Indkøb

Offentlige institutioner køber ofte ind gennem udbud, som er en formel proces, hvor virksomheder kan byde på offentlige opgaver. Dette kan være alt fra levering af varer til rådgivning og tjenesteydelser. Udbud kan være åbne eller restriktive, og det er vigtigt at forstå kravene i udbuddet for at kunne deltage.

• Offentliggørelse af udbud: Udbuddene offentliggøres ofte på sider som Udbud.dk eller TED (Tenders Electronic Daily), som er den officielle EU-portal for udbud.
• Krav til ansøgning: Udbud har ofte specifikke krav, som din virksomhed skal opfylde for at kunne deltage. Det kan være alt fra økonomisk soliditet til dokumentation af tidligere erfaringer.

2. SKI Ordninger (Statens og Kommunernes Indkøbsservice)

En anden måde at handle med det offentlige på er gennem SKI-ordninger, som er en fælles indkøbsordning for stat, kommuner og regioner. SKI-ordninger gør det nemmere for offentlige institutioner at købe varer og tjenester, da de ikke behøver at oprette et nyt udbud hver gang.

• SKI-kontrakter: Hvis du er på en SKI-kontrakt, betyder det, at du kan blive leverandør til en række offentlige institutioner uden at skulle gennemgå den normale udbudsproces.
• Hvordan man bliver leverandør: For at kunne handle gennem SKI, skal din virksomhed være godkendt som leverandør i en eller flere af de specifikke rammeaftaler. Det kræver, at du ansøger og opfylder de krav, som SKI stiller.

3. Direkte salg til offentlige institutioner

Mindre opgaver og køb kan også ske direkte, uden at det er nødvendigt at gennemføre et udbud. Og husk, Det der kan være en lille ting for en offentlig institution, kan måske for dig som nystartet være et pænt beløb. Men også en super god reference. For at komme i gang med det kan du kontakte den enkelte institution og tilbyde dine varer eller tjenester. Det kræver ikke nødvendigvis, at du går gennem et stort udbudssystem.

4. Salg til "private" offentlige institutioner

Der er faktisk en del offentlige virksomheder, der er private. Det lyder måske lidt mystisk, men der er en del institutioner, der i princippet løser offentlige opgaver, men er private. Det drejer sig om friskoler, børnehaver, sociale institutioner og lign. Her vil du opleve at de lokale institutionsledere selv er beslutningsdygtige, og ikke er underlagt krav om godkendelse fra forvaltninger eller politikere. 

Fakturering via EAN: Den enkle måde at fakturere offentlige kunder

En af de vigtigste ting, når du handler med det offentlige, er, hvordan du fakturerer korrekt. De fleste offentlige institutioner kræver, at du sender dine fakturaer elektronisk via et system, der bruger et EAN-nummer. Det har jeg skrevet en særskilt artikel om: Bliv klogere på EAN fakturering her! 

Sådan kommer du i gang

At handle med det offentlige kan virke kompliceret, men når du først har styr på de grundlæggende processer som udbud, SKI-ordninger og fakturering via EAN, bliver det lettere. Start med at forstå, hvordan de offentlige institutioner køber ind, og find ud af, hvordan du kan blive en leverandør.

Om artiklens forfatter: Hans Peter Wolsing har i mange år været i spidsen for organisationer og offentlige iværksætterprogrammer, hvor indkøb af ydelser hos private virksomheder - både med og uden udbud - var en fast del af hverdagen.